Privacy Verklaring

Praxikon | een handelsnaam van Embed AI

Laatst bijgewerkt: 4 november 2026

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze website (praxikon.com) en het bijbehorende platform worden aangeboden door:

Embed AI Handelend onder de naam: Praxikon KVK-nummer: 90283597 E-mail: info@embedai.nl

Hierna aangeduid als "Praxikon", "wij", "ons" of "onze".

2. Welke gegevens verzamelen wij

2.1. Gegevens die u ons verstrekt:

E-mailadres (bij het downloaden van templates, inschrijving nieuwsbrief of deelname aan quizzes)
Contactgegevens (bij gebruik van het contactformulier)
Naam en organisatie (indien door u verstrekt)

2.2. Automatisch verzamelde gegevens:

IP-adres en browsergegevens
Apparaatinformatie (type, besturingssysteem)
Bezoekstatistieken en paginaweergaven
Interactiegegevens (klikgedrag, scrolldiepte)

2.3. Gegevens via tools en interactieve functies:

Scanresultaten (AI Literacy Scan)
Resultaten van compliance-tools (AI Readiness Score, risicoclassificatie, boetecalculator)
Template download-historie

2.4. Praxikon Radar:

De check zelf is anoniem: u kiest vaste antwoordopties en krijgt uw verplichtingen direct te zien, zonder e-mailadres en zonder account.
Wilt u meldingen ontvangen, dan bewaren wij uw e-mailadres, uw gekozen antwoordopties, een optioneel label voor uw systeem en optioneel uw organisatie en waar u in het traject staat. Die laatste twee zijn niet verplicht.
Wij leiden uit uw antwoorden en uw e-maildomein een indicatie van sector, rol en relevantie af, zodat wij u gericht kunnen waarschuwen en niet met alles hoeven lastig te vallen.
Aanmelden gebeurt met dubbele opt-in: zonder bevestiging via de link in de e-mail versturen wij niets. Elke melding bevat een link om uw profiel te bekijken en u met één klik af te melden.
Wij vragen niet om een vrije beschrijving van uw systeem, juist om te voorkomen dat bedrijfsgevoelige informatie bij ons terechtkomt.

2.5. AI Act Implementatiekaart:

De kaart vraagt alleen om vaste antwoordcodes en niet om naam, organisatie, e-mail of een vrije systeembeschrijving.
Antwoorden en het geëxporteerde dossier worden standaard in uw eigen browser bewaard.
De beoordelingsendpoint verwerkt de antwoordcodes stateless en bewaart het profiel of dossier niet in een database.
De deelknop deelt alleen een korte samenvatting en een kale tool-link. Antwoordcodes worden niet in de URL geplaatst; gebruik JSON-export voor overdracht van het volledige dossier.
De implementatiekaartroute is uitgesloten van leadattributie, analytics-pageviews, sessieopnamen en marketingtags. Alleen technische, toestemmingsgebonden productevents zonder antwoordinhoud kunnen worden gemeten.
Reguliere technische serverlogs kunnen, zoals bij andere websiteverzoeken, tijdelijk een IP-adres en requestmetadata bevatten.

2.6. Casus-check:

Uw casus wordt in uw eigen browser gelezen en beoordeeld, met vaste regels en zonder AI-model. De tekst van uw casus wordt niet naar ons verstuurd en niet bewaard.
Uploadt u een bestand (PDF, Word, mail of tekst), dan gaat dat alleen naar onze server in de EU om er tekst uit te halen. Het bestand en de tekst worden daarbij niet opgeslagen en niet gelogd.
Om de check te verbeteren bewaren wij per beoordeling anoniem: welke antwoorden vooraf waren ingevuld, welke u aanpaste, welke categorieen van de DPIA-lijst u koos, de uitkomsten per toets, aantallen (zoals het aantal zinnen) en uw eventuele beoordeling "klopt" of "klopt niet" met een reden uit een vaste lijst. Dat zijn alleen keuzes uit vaste lijsten: geen tekst, geen bestandsnaam, geen IP-adres, geen cookie en geen tijdstip binnen de dag. Deze gegevens zijn niet tot u te herleiden en vallen daarom niet onder de AVG.
Op de casus-checkpagina staan geen sessieopnamen aan.
Rapport per mail en melding bij wijziging. Na het oordeel kunt u het rapport per mail vragen, plus een melding als de wet of een richtsnoer een van uw uitkomsten verandert. Het oordeel blijft ook zonder e-mailadres zichtbaar. Het doel is alleen: u het rapport sturen en u melden als een uitkomst verandert.
Daarvoor bewaren wij uw e-mailadres, de taal, wanneer u het vroeg, bevestigde en afmeldde, wanneer wij u voor het laatst mailden, de versie van de regels en de uitkomst per toets (bijvoorbeeld "DPIA: verplicht").
Uw antwoorden, na uw bevestiging. Wat bewaren wij: uw antwoorden op de vaste vragen van de check, zoals u ze bevestigde, bijvoorbeeld "domein: werving" of "geautomatiseerd besluit: weet ik niet". Dat zijn alleen keuzes uit vaste lijsten. Uw casustekst, zinnen eruit, een bestandsnaam en andere vrije tekst bewaren wij niet. Waarom: veranderen de regels door een nieuwe wet, een richtsnoer of een uitspraak, dan rekenen wij met dezelfde antwoorden en dezelfde vaste regels uw uitkomst opnieuw uit, zonder AI-model. Alleen als een uitkomst echt anders wordt, sturen wij u een korte melding. Wanneer: pas nadat u op de knop in de bevestigingsmail hebt geklikt. Tot dat moment staan uw antwoorden alleen in de beveiligde bevestigingslink in uw eigen mail. Hoe lang: zolang uw adres op de lijst staat, en samen daarmee weg, uiterlijk twee jaar na de laatste mail die wij u stuurden (zie 4). Afmelden: via de link in elke mail. Dan wissen wij uw antwoorden direct en de rest van uw aanvraag binnen de termijn in 4.
Grondslag is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), met dubbele bevestiging: zonder klik op de knop achter de link in de bevestigingsmail sturen wij geen rapport en geen melding. In elke mail staat een afmeldlink; intrekken kan altijd. Het rapport per mail gebruiken wij niet voor de nieuwsbrief of andere marketing.
DPIA-intake en FRIA-concept per mail. Vraagt u de Word-bestanden per mail aan, dan bewaren wij bij die aanvraag uw zakelijke e-mailadres, de taal, uw antwoorden op de vaste vragen (alleen keuzes uit vaste lijsten, nooit uw casustekst), wanneer u het vroeg en bevestigde, via welke pagina of campagne de aanvraag binnenkwam, en of u apart koos voor de nieuwsbrief. Het doel is u de bestanden te sturen; die komen pas na de klik in de bevestigingsmail. Grondslag is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). U komt alleen op de nieuwsbrief als u dat apart aanvinkt. Bewaartermijn: zie 4.
Aanvraag van een beoordeling met handtekening. Kiest u onder het oordeel voor een voorstel, dan gaan uw vaste antwoorden achter het hekje (#) van de link mee naar het aanvraagformulier, zonder dat ze onze server bereiken; verstuurt u de aanvraag zonder ze in het formulier weg te halen, dan bewaren wij die antwoorden (alleen keuzes uit vaste lijsten, nooit uw casustekst) bij uw aanvraag, met dezelfde grondslag en bewaartermijn als het contactformulier.

2.7. Praxikon in AI-assistenten:

U kunt Praxikon als koppeling toevoegen aan uw eigen AI-assistent, bijvoorbeeld Claude, ChatGPT of Microsoft Copilot. Stelt u daar een vraag over de AI-verordening of de AVG, dan stuurt uw assistent de onderdelen die nodig zijn (zoals vaste antwoordcodes over uw systeem of de identifier van een plicht) naar Praxikon, en Praxikon stuurt de gepubliceerde gegevens met bronnen terug.
Uw vraag komt binnen via de AI-assistent die u zelf gebruikt. Wat die assistent van uw gesprek bewaart, valt onder de verantwoordelijkheid en de privacyvoorwaarden van de aanbieder ervan, zoals Anthropic, OpenAI of Microsoft.
Wat wij bewaren om Praxikon te verbeteren. Het gesprek in uw assistent zien wij nooit; wij vragen er ook niet om. Wij bewaren alleen een deel van wat uw assistent voor een functie naar Praxikon stuurt: welke functie, of dat lukte, de dag (geen tijdstip), het soort assistent, de taal, de keuzes uit vaste lijsten (zoals de antwoorden van de casus-check of de identifier van een plicht) en de uitkomst (zoals "DPIA: verplicht" of "geen antwoord gevonden"). Bij een korte algemene vraag bewaren wij ook die vraag, als zij door ons filter komt (zie hieronder). Wij bewaren dit zonder IP-adres, account, cookie, sessie of tijdstip, en wij koppelen aanroepen niet aan elkaar. De antwoorden die Praxikon teruggeeft, bewaren wij niet.
Waarom en hoe lang. Zo zien wij wat gebruikers vragen, waar Praxikon nog geen goed antwoord heeft en welke onderwerpen en systemen wij eerst moeten uitwerken. Wij gebruiken dit niet voor marketing en niet om een AI-model te trainen, en wij delen of verkopen het niet. Wij bewaren het maximaal 12 maanden; daarna blijft alleen de anonieme dagtelling hieronder over. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van Praxikon (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Niet bewaren. Zeg tegen uw assistent dat Praxikon uw vraag niet mag bewaren, bijvoorbeeld "bewaar mijn vraag niet". De assistent geeft dat door, en dan bewaren wij van die aanroep niets, behalve de anonieme dagtelling. Bezwaar maken of verwijdering vragen kan ook via info@embedai.nl. Omdat wij niet weten van wie een vraag is, vragen wij u dan de vraag en de dag te noemen.
Laat u de assistent een casus toetsen op de AVG en de AI-verordening (de casus-check), dan stuurt hij alleen de antwoorden op de vaste feitenvragen, als keuzes uit vaste lijsten (zoals "domein: werving" of "persoonsgegevens: ja"). Er is geen veld voor vrije tekst, namen of een organisatienaam. Praxikon gebruikt die antwoorden om de uitkomst te berekenen en bewaart ze, met de uitkomst, om Praxikon te verbeteren (zie hierboven). Het zijn alleen keuzes uit vaste lijsten; ze zijn niet tot u te herleiden. In de anonieme dagtelling hieronder tellen alleen het soort organisatie (zoals "overheid" of "bedrijf") en het domein (zoals "werving") mee. De antwoorden komen niet in de anonieme gebruiksgegevens waarmee de casus-check op de site wordt verbeterd.
Vraagt u de assistent om de DPIA-intake (en zo nodig het FRIA-concept) als Word-bestand, dan geeft Praxikon een samenvatting en een link naar de casus-check op onze site. Uw vaste antwoorden staan in die link achter het hekje (#), het zogeheten fragment. Een browser stuurt dat deel nooit mee naar onze server: bij het openen van de link komen uw antwoorden dus niet bij ons binnen, niet in een serverlog en niet in analysegegevens. De pagina leest de antwoorden in uw browser, haalt ze direct uit de adresbalk en maakt het Word-bestand in uw browser. Praxikon bewaart het Word-bestand niet. De vaste antwoorden die de assistent voor de DPIA-intake meestuurt, bewaren wij zoals hierboven beschreven; bij het openen van de link stuurt de pagina niets naar ons, ook geen anonieme gebruiksgegevens. Kiest u op die pagina zelf voor toezending per mail, dan gaan uw antwoorden en uw zakelijke e-mailadres wel naar onze server: wij maken daar de bestanden uit en bewaren uw antwoorden bij die aanvraag; downloaden kan pas na de klik in de bevestigingsmail. Bewaar of deel de link zelf alleen als u dat wilt: wie hem heeft, kan de antwoorden lezen.
Stelt u via de assistent een korte, algemene vraag (hoogstens 200 tekens), dan stuurt de assistent alleen die vraag naar Praxikon om het antwoord op te zoeken. Wij vragen de assistent de vraag eerst algemeen te maken, zonder namen, contactgegevens of andere persoonsgegevens, en weigeren een vraag met bijvoorbeeld een e-mailadres, telefoonnummer, ander nummer of postcode. Komt de vraag door dat filter, dan bewaren wij haar om Praxikon te verbeteren (zie hierboven). Lijkt zij toch een naam, e-mailadres, telefoonnummer, ander nummer, postcode of internetadres te bevatten, dan bewaren wij de tekst niet. Wij sturen de vraag niet naar een analysedienst en tellen haar niet mee in de dagtelling. Het antwoord bevat de vraag niet.
Daarnaast houden wij een anonieme telling per dag bij (bijvoorbeeld "casus-check via Claude, overheid, werving: 3 keer"). Daarin staat welke functie werd gebruikt en of dat lukte (en zo niet: of de invoer leeg was, of die niet klopte of dat het bij ons misging), via welk soort assistent (zoals Claude of ChatGPT), of het om ons eigen gebruik ging, de gevraagde taal (Nederlands of Engels), bij de toezichthouder per land het land waarnaar werd gevraagd, en bij de casus-check en de DPIA-intake het soort organisatie en het domein uit de vaste keuzelijst. Wij tellen ook hoe vaak een assistent de koppeling opent en hoe vaak iemand via een link uit een antwoord onze site bezoekt; dat laatste zonder cookie, alleen met de functie, de taal van de pagina en de site waar de klik vandaan kwam.
Om het soort assistent te bepalen, kijken wij bij elk verzoek naar de naam die de assistent van zichzelf opgeeft, naar het programma waarmee het verzoek wordt verstuurd en naar de vraag of het verzoek uit het gepubliceerde adresblok van Anthropic komt. Bij ChatGPT kijken wij ook of het verzoek de eigen metadatavelden van ChatGPT bevat; wij kijken alleen of die velden er zijn, niet naar wat erin staat. Die gegevens zelf bewaren wij niet, ook niet bij de bewaarde vragen. In de telling staat geen IP-adres, geen browsergegeven, geen tijdstip en niets van uw vraag, en hij is niet tot een persoon te herleiden.
Er is geen account en geen login nodig, en de koppeling zet geen cookies.
Vraagt u in de assistent om een gesprek met een mens, dan krijgt u een link naar een openbare afsprakenpagina (Cal.com). Behalve een vast onderwerplabel uit een korte lijst (bijvoorbeeld "fria") als campagnekenmerk in de link gaat er niets van uw gesprek mee; u kiest zelf of u een afspraak maakt.
Links naar onze website in een antwoord dragen vaste campagnekenmerken (zoals "utm_source=mcp" en de naam van de functie), zodat wij zien dat een bezoek via de koppeling kwam. Daarin staat niets van uw vraag of uw gegevens. De enige uitzondering is de link van de DPIA-intake hierboven: die draagt uw vaste antwoorden achter het hekje, in het fragment dat de browser niet naar onze server stuurt.
Zoals bij elk webverzoek kan het technische serverlog tijdelijk het IP-adres van de aanroepende dienst en verzoekmetadata bevatten (zie 4).

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens

3.1. Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Dienstverlening: het aanbieden van templates, tools en quizzes
Communicatie: het versturen van onze nieuwsbrief en updates over nieuwe templates en EU AI Act ontwikkelingen
Verbetering: het analyseren en verbeteren van onze website en diensten
Wettelijke verplichtingen: het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving

3.2. Wettelijke grondslagen (AVG Art. 6):

Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a): nieuwsbrief, marketing-e-mails, het rapport van de casus-check per mail en de melding bij wijziging, en de DPIA-intake en het FRIA-concept per mail
Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f): websiteanalyse, beveiliging, verbetering van diensten, waaronder het bewaren van vragen via AI-assistenten (zie 2.7)
Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c): fiscale en administratieve verplichtingen

3.3. Wie uw gegevens ontvangt (categorieën ontvangers):

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet voor advertenties. Wij gebruiken een klein aantal dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken, elk voor één doel:
Hosting en database: onze eigen servers bij Hetzner Online in Duitsland (EU). Daar draaien de website, de koppeling voor AI-assistenten en onze database.
Analyse: PostHog (EU-regio) en Google Analytics, beide op de website pas nadat u analytische cookies accepteert. De dagtellingen en de bewaarde vragen van de koppeling voor AI-assistenten gaan niet naar PostHog of Google Analytics; ze staan alleen in onze eigen database (zie 2.7).
E-mail: Resend, om de e-mails te versturen waar u om vroeg, zoals de nieuwsbrief, het rapport van de casus-check en meldingen.
Een gesprek inplannen: Cal.com, alleen als u zelf een gesprek boekt. Wat u op de boekingspagina invult, verwerkt Cal.com.
Overheidsinstanties: alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Via de koppeling voor AI-assistenten geven wij niets door aan anderen. Wat wij om Praxikon te verbeteren bewaren, delen wij met niemand (zie 2.7).

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

E-mailadressen (nieuwsbrief): tot uitschrijving, daarna maximaal 30 dagen
Radar-profielen: tot afmelding, daarna maximaal 30 dagen
Contactformulier gegevens: maximaal 2 jaar na laatste contact
Template download-registraties: maximaal 3 jaar
Quiz- en testresultaten: maximaal 2 jaar
Analytische gegevens: maximaal 26 maanden
Serverlogbestanden: maximaal 90 dagen
Dagtellingen van Praxikon in AI-assistenten (zie 2.7): maximaal 400 dagen; deze tellingen bevatten geen persoonsgegevens
Vragen, keuzes en uitkomsten via AI-assistenten (zie 2.7): maximaal 12 maanden
Anonieme gebruiksgegevens casus-check: maximaal 3 jaar, voor het verbeteren van de regels
DPIA-intake en FRIA-concept per mail (zie 2.6): maximaal 3 jaar na de aanvraag, net als de registratie van template-downloads
Rapport casus-check per mail: niet bevestigd 30 dagen; na afmelding maximaal 30 dagen; zonder afmelding tot twee jaar na de laatste mail die wij u stuurden (rapport of melding). Uw bewaarde antwoorden volgen dezelfde termijn en gaan bij afmelding direct weg

5. Uw rechten

5.1. Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage: welke gegevens wij van u verwerken
Recht op correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen
Recht op verwijdering: uw gegevens laten verwijderen
Recht op beperking: de verwerking (tijdelijk) beperken
Recht op dataportabiliteit: uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Recht om toestemming in te trekken: eerder gegeven toestemming intrekken

5.2. U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@embedai.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

5.3. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

6. Beveiliging

6.1. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

TLS/SSL-encryptie op alle verbindingen
Versleutelde opslag van gevoelige gegevens
Toegangscontroles en minimale rechten
Regelmatige beveiligingsupdates
Data minimalisatie (wij verzamelen alleen wat nodig is)
Security headers (HSTS, CSP, X-Frame-Options)

7. Kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Indien u vermoedt dat wij gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op.

8. Wijzigingen

8.1. Wij kunnen deze privacy verklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

8.2. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u via de website of per e-mail.

Contact

Voor vragen over deze privacy verklaring of het uitoefenen van uw rechten:

Embed AI | Praxikon KVK: 90283597 E-mail: info@embedai.nl Website: www.praxikon.com