Gratis template · Excel en PowerPoint · Nederlands en Engels

Het Agentdossier: bestuursdeck en agentregister voor AI-agents

Het Agentdossier bundelt wat u nodig heeft om AI-agents veilig en volgens de regels in te zetten: een bestuursdeck over de risico's, de regels en de eerste maatregelen, en een agentregister in Excel waarin u per agent vastlegt wat hij doet, wie ervoor instaat, wat hij mag en welke regels gelden. Beide steunen op de gids AI-agents en de wet van Praxikon.

Laatst gecontroleerd tegen de wet: 6 oktober 2026
Redactie: Zahed Ashkara, jurist privacy en AI
Versie en template-ID: 2.0 · praxikon:template:agentregister, praxikon:template:agentdossier-bestuursdeck
Rechtsgrond: Art. 3, 4, 6, 12, 14, 16, 19, 25 tot en met 27, 49, 50 en 111 en bijlage III Verordening (EU) 2024/1689, zoals gewijzigd bij Verordening (EU) 2026/1744; art. 4, 5, 6, 9, 22, 24, 26, 28, 30, 32 en 35 AVG

Voor wie is dit template?

Privacy officer of AI-leadBeheert het register in de regel, bewaakt de intake en vergelijkt het register periodiek met wat er draait; beoordeelt per agent de AVG-rol, de grondslag en de DPIA (artikel 6, 22 en 35 AVG)
Eigenaar van een agent (teamleider of afdelingshoofd)Staat voor de agent in bij de afdeling die hem inzet en moet kunnen aantonen hoe hij wordt beheerd (artikel 5 lid 2 AVG)
IT en securityLeveren de technische feiten: koppelingen en rechten, logging, noodstop en de resultaten van de laatste test
Inkoop en contractmanagementLeggen het contract met de leverancier vast: de verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) en geen training op uw gegevens zonder afspraak
Productteam dat zelf een agent bouwt of onder eigen naam inzetIs in de regel aanbieder en draagt dan artikel 50 lid 1 AI Act, de melding dat mensen met AI te maken hebben; bij hoog risico ook logging en een stopknop (artikel 12 en 14)
Bestuur of directieBesluit over agents met veel rechten of hoog risico

Wat staat erin

Agentregister (Excel)

Een agentregister is de lijst waarin per AI-agent staat wat hij doet, wie ervoor instaat, wat hij mag en welke regels gelden. Geen kader dat wij hebben gelezen schrijft een agentregister met vaste velden voor en de AI Act kent geen interne registerplicht; dit werkboek is een werkmodel met veertien velden per agent, geen wettelijk voorgeschreven vorm.

Over dit template: zes stappen om het werkboek te gebruiken, plus velden voor organisatie, beheerder, versie en de datum van de laatste vergelijking met wat er draait
Agentregister: één regel per AI-agent met veertien velden in vijf groepen: wie en wat, wat de agent mag, wat u kunt nagaan en stoppen, wat de wet ervan vraagt, en hoe de agent samenwerkt en wordt getest; ruimte voor 30 agents
Een ingevulde regel als voorbeeld: de klantenservice-agent van een webwinkel (fictief)
Keuzelijsten bij de gevaarlijke driehoek, de goedkeuring, de logging en de noodstop, met een kleur voor wat nog onbekend is of ontbreekt, en rood als alle drie de poten van de driehoek aanwezig zijn zonder vastgelegde goedkeuring vooraf
Uitleg: per veld één of twee zinnen over wat erin hoort en waarom, met het artikel waar de wet erover gaat

Bestuursdeck AI-agents (PowerPoint)

Een bestuursdeck van tien slides waarmee een privacy officer, compliance lead of CISO het bestuur in één vergadering bijpraat over AI-agents: wat een agent is, welke vijf risico's erbij horen, welke regels gelden, wie verantwoordelijk is en wat het bestuur nu besluit. Met sprekersnotities en bronnen per slide.

Tien slides in de huisstijl van Praxikon, 16:9, met weinig tekst per slide zodat u ze zelf kunt vertellen.
De vijf risico's van de Agent-check en de gevaarlijke driehoek in één beeld.
De regels op één slide: AI Act, AVG en Cyberbeveiligingswet, elk met de juiste datum.
Wie verantwoordelijk is: aanbieder, gebruiksverantwoordelijke, verwerkingsverantwoordelijke en verwerker.
De zes controls, het agentregister en een plan voor de eerste negentig dagen, met drie besluiten voor het bestuur.
Sprekersnotities met de bron per slide.

Zo gebruikt u het template

Heeft u nog niets, begin dan met de gratis Agent-check. Die geeft een voorgevulde regel; naam, eigenaar, leverancier, koppelingen, samenspel en de laatste testdatum vult u zelf in.
Zet elke agent op een eigen regel, ook agents van leveranciers, agents in software die u al heeft en agents die medewerkers zelf hebben aangezet.
Vul de veertien velden in en lees bij twijfel de uitleg per veld. Weet u een antwoord nog niet, kies dan Nog onbekend en zoek het uit.
Heeft u al een AI-register, voeg deze velden dan daaraan toe en verwijs per agent naar de regels in het verwerkingsregister die hij raakt.
Laat nieuwe agents alleen via een intake live gaan, vergelijk het register periodiek met wat er draait en herbeoordeel een regel bij elke wijziging.

Veelgemaakte fouten

Een aparte lijst bouwen naast het AI-register. Twee registers over dezelfde systemen moet u dubbel bijhouden, en dan lopen ze uit elkaar. Voeg de velden toe aan uw AI-register en verwijs naar het verwerkingsregister.
Alleen de agents opnemen die IT kent. Medewerkers zetten zelf agents aan: vergelijk het register periodiek met wat er werkelijk draait, zoals licenties, gekoppelde apps, API-sleutels en MCP-configuraties.
'IT' invullen als eigenaar. Leg één benoemde persoon vast bij de afdeling die de agent inzet.
Vastleggen wat de agent hoort te zien in plaats van wat hij kan inzien. Noteer de categorieën gegevens en betrokkenen waar hij bij kan, met bijzondere categorieën apart.
De testdatum aanpassen zonder echte test. Pas de datum alleen aan na een echte test.
Het agentregister verwarren met de EU-databank van de AI Act of het Algoritmeregister. Dat zijn externe registraties; het agentregister is een intern werkmodel.

Wanneer heeft u een jurist nodig?

De agent beslist mee over mensen. Filtert hij sollicitaties of beoordeelt hij kandidaten, dan staat dat in bijlage III (punt 4 onder a), met hoog-risico-plichten vanaf 2 december 2027 voor aanbieder en gebruiksverantwoordelijke (voor systemen die al vóór die datum in gebruik waren: artikel 111 lid 2). Bij profilering geldt de uitzondering van artikel 6 lid 3 nooit. Neemt hij zonder betekenisvolle menselijke betrokkenheid besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen, dan geldt artikel 22 AVG voor u als verwerkingsverantwoordelijke.
Uw rol kan verschuiven. Laat u de agent voor u ontwikkelen en stelt u hem onder eigen naam in gebruik, dan bent u zelf aanbieder en ligt artikel 50 lid 1 AI Act bij u. Wijzigt u het doel van de agent van een leverancier zo dat hij hoog risico wordt, dan wordt u aanbieder (artikel 25 lid 1 onder c).
Een leverancier of koppeling gebruikt uw gegevens voor eigen doelen. Bijvoorbeeld om te trainen. Doet hij dat met uw instemming, dan is hij daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke en hebt u als verwerkingsverantwoordelijke een grondslag nodig om de gegevens te verstrekken (artikel 4 punt 7 AVG); doet hij het buiten uw instructies om, dan handelt hij in strijd met de AVG (artikel 28 lid 10). Een subverwerker vraagt uw voorafgaande schriftelijke toestemming (artikel 28 lid 2).

Veelgestelde vragen

Wat is een agentregister?

Een intern overzicht met per AI-agent één vaste regel: taak, eigenaar, koppelingen en rechten, goedkeuring, logging, noodstop, rol en risicoklasse. Het is een werkwijze, geen wettelijk begrip.

Is een agentregister verplicht?

Niet als zodanig. De AI Act verplicht geen intern register en geen kader dat wij hebben gelezen schrijft een agentregister met vaste velden voor. Het verwerkingsregister van artikel 30 AVG is in de regel wel verplicht.

Wat is het verschil met het AI-register en het verwerkingsregister?

Het verwerkingsregister legt verwerkingen vast, het AI-register AI-systemen met rol en risicoklasse, het agentregister wat een agent zelf kan: koppelingen, rechten, goedkeuring, noodstop. Voeg die velden toe aan uw AI-register in plaats van een aparte lijst te bouwen.

Welke agents horen erin?

Alle agents die uw organisatie inzet of laat inzetten: zelf gebouwde, agents van leveranciers, agents in software die u al heeft en agents die medewerkers zelf aanzetten. Volgens de Commissie is er brede overeenstemming dat een agent invoer uit zijn omgeving verwerkt en daarop acties uitvoert die die omgeving raken; een wettelijke definitie bestaat niet.

Wie houdt het register bij, en hoe vaak?

Elke agent heeft een eigenaar bij de afdeling die hem inzet; het register zelf beheert meestal de privacy officer of de AI-lead. Er is geen wettelijke frequentie: werk een regel bij zodra iets verandert en vergelijk het register bijvoorbeeld elk kwartaal met wat er draait.

Mag ik het werkboek aanpassen en binnen mijn organisatie delen?

Ja. U mag dit template vrij gebruiken, aanpassen en delen, ook binnen uw organisatie, op voorwaarde dat de vermelding 'Bron: Praxikon' met de link naar dit template blijft staan.

Voor wie is dit bestuursdeck?

Voor iedereen die het bestuur moet bijpraten over AI-agents: een privacy officer, FG, compliance lead, AI-governance lead of CISO. De slides hebben weinig tekst; u vertelt het verhaal zelf, met de notities als steun.

Mag ik de slides aanpassen?

Ja. U mag het deck aanpassen en intern gebruiken, met de bronvermelding naar Praxikon. Het blijft een hulpmiddel en geen juridisch advies voor uw situatie.

Wat zit er nog meer in het Agentdossier?

Een agentregister in Excel met veertien velden per agent, een ingevuld voorbeeld en uitleg per veld. Het deck verwijst er op slide 8 naar.

Valt elke AI-agent onder de AI Act?

Een agent is in de regel een AI-systeem in de zin van artikel 3 punt 1 AI Act. Welke plichten gelden, hangt af van uw rol en de taak van de agent. Verwerkt hij persoonsgegevens, dan geldt ook de AVG.

Gebruik en bronvermelding

U mag dit template vrij gebruiken, aanpassen en delen, ook binnen uw organisatie, op voorwaarde dat de vermelding 'Bron: Praxikon' met de link naar dit template blijft staan.

Zo verwijst u naar dit template: Bron: Praxikon, Het Agentdossier: bestuursdeck en agentregister voor AI-agents, versie 2.0, stand 6 oktober 2026, https://www.praxikon.com/nl/templates/agentdossier

Dit template is een hulpmiddel en geen juridisch advies voor uw situatie. Het geeft de stand van de wet weer per 6 oktober 2026. Wetgeving, richtsnoeren en toezichtspraktijk kunnen daarna veranderen. Het gebruik van dit template is geen garantie op naleving: de toepassing in uw organisatie blijft uw eigen verantwoordelijkheid.

Praxikon is een handelsnaam van Embed AI · KvK 90283597