Ga naar de hoofdinhoud
Praxikon
Agent-check

Gratis template · Excel · Nederlands en Engels

AI-register template: werkboek voor inventarisatie en classificatie van AI-systemen (Excel)

Een AI-register is een interne lijst van alle AI-systemen die uw organisatie ontwikkelt of gebruikt. Per systeem legt u vast welke rol u heeft (aanbieder of gebruiksverantwoordelijke), in welke risicoklasse het valt volgens de AI-verordening en welke plichten nog openstaan. De wet schrijft geen vorm voor; het register is de basis om uw classificatie en maatregelen aan te tonen.

Laatst gecontroleerd tegen de wet
Redactie
, jurist privacy en AI
Versie en template-ID
2.0 · praxikon:template:ai-register
Rechtsgrond
Art. 3, 4, 5, 6, 25 tot en met 27, 49 en 50 en bijlage III Verordening (EU) 2024/1689, zoals gewijzigd bij Verordening (EU) 2026/1744; art. 22 en 35 AVG

Voor wie is dit template?

  • Eigenaar AI-governance of compliance officerHoudt het register bij, bepaalt per systeem de rol en de risicoklasse (artikelen 3, 5 en 6 AI-verordening) en legt de maatregelen voor AI-geletterdheid vast (artikel 4)
  • Eigenaar van een AI-systeem (afdelingshoofd of product owner)Beantwoordt de intakevragen en zorgt als gebruiksverantwoordelijke voor gebruik volgens de gebruiksaanwijzing en voor menselijk toezicht (artikel 26 lid 1 en 2, vanaf 2 december 2027 bij hoog risico uit bijlage III)
  • Productteam dat zelf AI ontwikkelt of onder eigen naam aanbiedtIs aanbieder: legt een beroep op de uitzondering van artikel 6 lid 3 vooraf vast (artikel 6 lid 4) en registreert het systeem (artikel 49 lid 2)
  • Functionaris gegevensbescherming of privacy officerBeoordeelt per systeem de DPIA en geautomatiseerde besluiten voor de organisatie als verwerkingsverantwoordelijke (artikelen 22 en 35 AVG)
  • Inkoop en contractmanagementLegt de AI-afspraken met de leverancier vast, zoals de verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) en bij hoog risico de gebruiksinformatie (artikel 13)
  • OverheidsorganisatieVoert als gebruiksverantwoordelijke vóór het eerste gebruik van een hoog-risicosysteem uit bijlage III (behalve punt 2) een FRIA uit en registreert het gebruik (artikelen 27, 26 lid 8 en 49 lid 3, vanaf 2 december 2027)

Wat staat erin

  • Over dit template: zes stappen om het werkboek in te vullen, plus velden voor organisatie, eigenaar en herzieningsdatum
  • Dashboard: 21 tellingen die zichzelf uitrekenen, in drie groepen: een overzicht per status, rode signalen om eerst op te lossen (zoals een mogelijk verboden praktijk of een artikel 50-plicht zonder maatregel) en planning (hoog risico, FRIA, contracten, herbeoordeling)
  • Intake: 31 vragen per AI-systeem voor de eigenaar, van de definitie van een AI-systeem (artikel 3, punt 1) tot verboden praktijken (artikel 5), bijlage I en III, artikel 50, de AVG en contracten, elk met een signaal en een volgende stap
  • Register: één regel per systeem met een vast ID, uw rol (artikel 3), een mogelijke rolverschuiving (artikel 25 lid 1), DPIA, FRIA, maatregelen artikel 4 en de datum van de volgende herbeoordeling; ruimte voor 50 systemen
  • Classificatie: stap voor stap van AI-systeem naar verboden praktijk, bijlage I (afdeling A of B), bijlage III, de uitzondering van artikel 6 lid 3 en profilering; het werkboek rekent de uitkomst en een status uit
  • Plichten per rol: 32 plichten met artikel, rol (aanbieder, gebruiksverantwoordelijke of verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG) en de datum sinds of vanaf wanneer ze gelden
  • Bijlage III: de letterlijke tekst van alle 25 punten, met per punt of een FRIA nodig is (artikel 27) en hoe de registratie loopt (artikel 49)
  • Zes fictieve, uitgewerkte voorbeelden, onder meer een chatbot, een wervingstool en een systeem dat onder een verbod valt

Zo gebruikt u het template

  1. Laat de eigenaar van elk AI-systeem het tabblad Intake invullen, met één kopie van het tabblad per systeem. Neem ook AI-functies mee die een leverancier aan bestaande software heeft toegevoegd.
  2. Zet elk systeem met een vast ID in het Register en vul uw rol in: aanbieder, gebruiksverantwoordelijke of beide.
  3. Classificeer elk systeem op het tabblad Classificatie, van links naar rechts. Leg bij elke keuze vast waarop u die baseert.
  4. Los eerst de rode signalen op het Dashboard op, zoals een mogelijk verboden praktijk of een artikel 50-plicht zonder maatregel. Plan daarna het werk voor 2 december 2027.
  5. Vervang de zes fictieve voorbeelden en herzie het register bij elke nieuwe of gewijzigde toepassing, en minstens eens per halfjaar.

Veelgemaakte fouten

  • Alleen tools opnemen die als 'AI' zijn ingekocht. AI-functies in HR-, CRM- of kantoorsoftware zijn vaak ook AI-systemen en horen in het register.
  • Het interne register verwarren met registratie in de EU-databank (artikel 49). Die geldt alleen voor bepaalde aanbieders en voor overheden als gebruiksverantwoordelijke.
  • Een beroep doen op de uitzondering van artikel 6 lid 3 terwijl het systeem personen profileert. Met profilering blijft een systeem uit bijlage III altijd hoog risico.
  • Ervan uitgaan dat u altijd gebruiksverantwoordelijke bent. Wie een systeem onder eigen naam zet, het wezenlijk wijzigt of het beoogde doel verandert, kan aanbieder worden (artikel 25 lid 1).
  • Artikel 50 als toekomstige plicht behandelen. De transparantieplichten gelden sinds 2 augustus 2026; alleen de machineleesbare markering van artikel 50 lid 2 heeft voor systemen die al vóór die datum op de markt waren een overgang tot 2 december 2026.

Liever direct online? Classificatiecheck bijlage III · AI-systemen online inventariseren

Wanneer heeft u een jurist nodig?

  • De classificatie hangt op een uitzondering. U wilt voor een toepassing uit bijlage III een beroep doen op artikel 6 lid 3. Bij profilering van natuurlijke personen kan dat niet, en de aanbieder moet de beoordeling vooraf documenteren (artikel 6 lid 4).
  • Uw rol kan verschuiven. U zet uw naam op een AI-systeem met een hoog risico, brengt er een substantiële wijziging in aan (artikel 3, punt 23), of zet een systeem in voor een doel uit bijlage III waarvoor de leverancier het niet bedoelde. Dan wordt u volgens artikel 25 aanbieder, met de plichten van artikel 16.
  • De toepassing raakt een verbod of de AVG. Een toepassing komt in de buurt van artikel 5, zoals emotieherkenning bij medewerkers, of neemt of ondersteunt besluiten over personen op basis van persoonsgegevens. Berust het besluit (vrijwel) uitsluitend op de output, dan geldt ook artikel 22 AVG (in Nederland aangevuld door artikel 40 UAVG), en vaak is een DPIA nodig (artikel 35 AVG); die plichten draagt u als verwerkingsverantwoordelijke.

Veelgestelde vragen

Is een AI-register verplicht?

De AI-verordening schrijft geen intern register en geen vast format voor. Wel moet u per systeem uw rol en de risicoklasse kennen om te weten welke plichten u heeft, en de maatregelen voor AI-geletterdheid gelden sinds 2 februari 2025 (artikel 4). Een intern register is de praktische manier om dat bij te houden en aan te tonen.

Is dit hetzelfde als registratie in de EU-databank?

Nee. Registratie in de EU-databank (artikel 49) geldt voor aanbieders van hoog-risicosystemen uit bijlage III, voor aanbieders die zich op de uitzondering van artikel 6 lid 3 beroepen, en voor overheden als gebruiksverantwoordelijke. De bepaling geldt sinds 2 augustus 2026, maar krijgt pas betekenis zodra een systeem als hoog risico geldt (bijlage III: 2 december 2027). Het Algoritmeregister van de Nederlandse overheid is weer een aparte, nationale publicatie.

Vanaf wanneer gelden de plichten voor AI met een hoog risico?

Voor systemen uit bijlage III vanaf 2 december 2027, voor producten onder bijlage I, afdeling A, vanaf 2 augustus 2028. Voor producten onder bijlage I, afdeling B, zoals machines of voertuigen, lopen de eisen via die sectorwetgeving (artikel 2 lid 2). Een systeem dat vóór die datum op de markt of in gebruik was, valt er pas onder na een aanzienlijke wijziging in het ontwerp (artikel 111 lid 2). Stand: 6 oktober 2026.

Wanneer geldt de uitzondering van artikel 6 lid 3?

Een systeem uit bijlage III is geen hoog risico als het alleen een beperkte procedurele taak uitvoert, een eerder afgeronde menselijke activiteit verbetert, patronen opspoort zonder de menselijke beoordeling te vervangen, of een voorbereidende taak doet. Profileert het systeem personen, dan geldt de uitzondering nooit. De aanbieder legt de beoordeling vooraf vast (artikel 6 lid 4) en registreert het systeem (artikel 49 lid 2).

Welke plichten gelden nu al?

De verboden praktijken en de maatregelen voor AI-geletterdheid gelden sinds 2 februari 2025 (artikelen 5 en 4), de transparantieplichten sinds 2 augustus 2026 (artikel 50). Twee nieuwe verboden, op niet-consensuele intieme beelden en op materiaal van seksueel misbruik van kinderen, gelden vanaf 2 december 2026 (artikel 5 lid 1, onder b bis en b ter). De AVG geldt al sinds 25 mei 2018, ook voor AI.

Geeft het werkboek een juridisch oordeel?

Nee. Het werkboek laat zien waar u verder moet kijken. Bij een twijfelgeval, zoals een beroep op de uitzondering van artikel 6 lid 3 of een mogelijke rolverschuiving, is een onderbouwde classificatie-opinie de volgende stap.

Gebruik en bronvermelding

U mag dit template vrij gebruiken, aanpassen en delen, ook binnen uw organisatie, op voorwaarde dat de vermelding 'Bron: Praxikon' met de link naar dit template blijft staan.

Zo verwijst u naar dit template: Bron: Praxikon, AI-register template: werkboek voor inventarisatie en classificatie van AI-systemen (Excel), versie 2.0, stand 6 oktober 2026, https://www.praxikon.com/nl/templates/ai-register-template

Dit template is een hulpmiddel en geen juridisch advies voor uw situatie. Het geeft de stand van de wet weer per 6 oktober 2026. Wetgeving, richtsnoeren en toezichtspraktijk kunnen daarna veranderen. Het gebruik van dit template is geen garantie op naleving: de toepassing in uw organisatie blijft uw eigen verantwoordelijkheid.

Praxikon is een handelsnaam van Embed AI · KvK 90283597