Ga naar de hoofdinhoud
Praxikon
Gratis check

Gratis template · Word · Nederlands en Engels

AI-gebruiksbeleid voor medewerkers: gratis template (Word)

Een AI-gebruiksbeleid legt vast welke AI-tools medewerkers voor hun werk mogen gebruiken, welke informatie daarin mag en wat zij doen bij publiceren en bij incidenten. Het vertaalt de plichten van de organisatie als aanbieder of gebruiksverantwoordelijke (artikelen 4, 5 en 50 AI-verordening) en als verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG naar regels voor het dagelijkse werk.

Laatst gecontroleerd tegen de wet
Redactie
, jurist privacy en AI
Versie en template-ID
2.0 · praxikon:template:acceptable-ai-use-policy
Rechtsgrond
Verordening (EU) 2024/1689, zoals gewijzigd bij Verordening (EU) 2026/1744; Verordening (EU) 2016/679 (AVG)

Voor wie is dit template?

  • Directie en HRStellen het beleid vast als werkgever en als gebruiksverantwoordelijke (artikel 26 en artikel 4 AI-verordening)
  • Eigenaar AI-governanceKoppelt de lijst van goedgekeurde tools aan het AI-register en legt de maatregelen voor AI-geletterdheid vast (artikel 4 AI-verordening)
  • Functionaris gegevensbescherming of privacy officerBewaakt grondslag, informatie en DPIA voor de organisatie als verwerkingsverantwoordelijke (artikelen 6, 13 en 35 AVG)
  • IT en informatiebeveiligingRicht tools, rechten en bewaartermijnen in volgens de checklist in bijlage A (artikelen 28 en 32 AVG)
  • CommunicatieLabelt deepfakes en AI-tekst voor het publiek namens de organisatie als gebruiksverantwoordelijke (artikel 50 lid 4 AI-verordening)
  • OndernemingsraadHeeft instemmingsrecht bij controle van het AI-gebruik van medewerkers (artikel 27 lid 1 onder k en l WOR)

Wat staat erin

  • De regels in het kort: tien regels op één pagina, los te verspreiden
  • Hoofdstuk 2: lijst van goedgekeurde tools met doel, toegestane informatie en eigenaar, plus de regel dat een nieuw doel eerst toestemming vraagt (artikel 25 lid 1 onder c)
  • Hoofdstuk 3: tabel per soort informatie en soort tool, met bijzondere persoonsgegevens en het BSN (artikelen 9 en 10 AVG, artikel 46 UAVG)
  • Hoofdstuk 4: privéaccounts en eigen apparaten, met een fictief voorbeeld van een datalek (artikel 33 AVG)
  • Hoofdstuk 5: notulen-AI en opnames, met het verbod op emotieherkenning van medewerkers (artikel 5 lid 1 onder f)
  • Hoofdstukken 6 en 7: AI-agents en de AI-assistent in het kantoorpakket, met de melding bij AI-interactie (artikel 50 lid 1)
  • Hoofdstuk 8: AI-uitkomsten controleren en publiceren, met een labeltabel voor artikel 50 lid 4
  • Hoofdstuk 9: wat nooit mag (artikel 5) en wat alleen met toestemming vooraf mag (bijlage III, artikel 22 AVG)
  • Hoofdstukken 10 en 11: maatregelen voor AI-geletterdheid (artikel 4) en melden
  • Hoofdstukken 12 tot en met 14: controle en de ondernemingsraad, gevolgen van overtreding, herziening en bevestiging door de medewerker
  • Bijlage A: checklist vóór invoering voor IT, informatiebeveiliging en de opsteller

Zo gebruikt u het template

  1. Vul de lijst van goedgekeurde tools in vanuit uw AI-register. Wat niet in het register staat, komt niet op de lijst.
  2. Stem de soorten informatie af op de classificatie uit uw informatiebeveiligingsbeleid.
  3. Beslis of en hoe u de naleving controleert, en leg dat vóór de invoering voor aan de ondernemingsraad en de FG.
  4. Loop de checklist in bijlage A door met IT en informatiebeveiliging, zodat de regels technisch werken.
  5. Laat het beleid vaststellen, maak het bekend aan alle medewerkers en ingehuurde krachten, en bewaar de leesbevestigingen als bewijs van uw maatregelen onder artikel 4.

Veelgemaakte fouten

  • Een algemeen verbod op persoonsgegevens in AI-tools, terwijl de zakelijke assistent er dagelijks mee werkt. Regel het per soort informatie en per tool.
  • Alle AI-output laten labelen. Artikel 50 lid 4 vraagt een label bij deepfakes en bij tekst om het publiek te informeren over zaken van algemeen belang, niet bij elke mail of productbeschrijving.
  • Logging of het inzien van prompts invoeren zonder instemming van de ondernemingsraad en zonder DPIA.
  • Medewerkers laten tekenen voor 'naleving' of een certificaat eisen. Artikel 4 vraagt maatregelen van de organisatie, geen bepaald niveau per persoon.
  • AI-functies die de leverancier toevoegt aan bestaande software vergeten. Ook die vallen onder de goedkeuring.

Liever direct online? AI-meldteksten om te kopiëren, per kanaal

Wanneer heeft u een jurist nodig?

  • U wilt het AI-gebruik van medewerkers controleren. Bijvoorbeeld prompts inzien of het gebruik per medewerker loggen. Als verwerkingsverantwoordelijke heeft u een grondslag en vaak een DPIA nodig (artikel 6 en 35 AVG), en als werkgever de instemming van de ondernemingsraad (artikel 27 lid 1 onder k en l WOR).
  • Een tool gaat mensen selecteren of beoordelen. Dat valt vaak onder bijlage III punt 4: de organisatie is dan gebruiksverantwoordelijke van hoog-risico-AI (artikel 26, vanaf 2 december 2027), en artikel 22 AVG geldt nu al. Emoties van medewerkers of sollicitanten afleiden uit gezicht of stem is verboden, behalve om medische of veiligheidsredenen (artikel 5 lid 1 onder f).
  • Een agent gaat namens u naar buiten. Laat u een agent bouwen die onder uw eigen naam met klanten of inwoners communiceert, dan bent u voor artikel 50 lid 1 mogelijk zelf aanbieder. Dat bepaalt wie de AI-melding regelt en wat u met de leverancier afspreekt.

Veelgestelde vragen

Is een AI-gebruiksbeleid verplicht onder de AI-verordening?

Niet als apart document. De plichten rusten op de organisatie als aanbieder of gebruiksverantwoordelijke: de verboden van artikel 5 en de maatregelen voor AI-geletterdheid van artikel 4 gelden sinds 2 februari 2025, de transparantieplichten van artikel 50 sinds 2 augustus 2026. Een gebruiksbeleid is een praktische manier om die plichten op de werkvloer uit te voeren en aan te tonen.

Mogen medewerkers een gratis AI-chatbot met een privéaccount gebruiken?

Niet voor niet-openbare werkinformatie. Zonder contract met de leverancier kan de organisatie als verwerkingsverantwoordelijke haar plichten onder de AVG niet nakomen, zoals een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Komen er persoonsgegevens in, dan kan het een datalek zijn dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet worden gemeld (artikel 33 AVG).

Moet alle tekst die met AI is gemaakt een label krijgen?

Nee. Sinds 2 augustus 2026 moet de gebruiksverantwoordelijke deepfakes labelen, en tekst die wordt gepubliceerd om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang, tenzij die tekst menselijk is getoetst of redactioneel gecontroleerd en iemand de redactionele verantwoordelijkheid draagt (artikel 50 lid 4). De machineleesbare markering is een plicht van de aanbieder van de tool (artikel 50 lid 2).

Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?

Bij controle van het AI-gebruik van medewerkers meestal wel: een regeling over personeelsgegevens of over voorzieningen om gedrag of prestaties te volgen vraagt instemming (artikel 27 lid 1 onder k en l WOR). Gaat de organisatie AI met een hoog risico gebruiken die medewerkers raakt, dan informeert zij vanaf 2 december 2027 vooraf de werknemersvertegenwoordigers en de betrokken medewerkers (artikel 26 lid 7).

Mag een vergadertool de stemming van deelnemers meten?

Niet bij medewerkers, stagiairs of sollicitanten. Emoties afleiden op de werkplek is sinds 2 februari 2025 verboden, behalve om medische of veiligheidsredenen (artikel 5 lid 1 onder f). Bij klanten is het niet verboden, maar wel AI met een hoog risico (bijlage III punt 1 onder c), en moet de gebruiksverantwoordelijke de betrokkenen informeren (artikel 50 lid 3).

Moeten medewerkers een AI-certificaat halen?

Nee. Sinds de wijziging van 27 juli 2026 neemt de organisatie maatregelen die de AI-geletterdheid van haar personeel ondersteunen, passend bij kennis, context en de mensen voor wie de AI wordt gebruikt. De wet eist geen bepaald niveau per persoon en schrijft geen cursus, toets of certificaat voor (artikel 4).

Gebruik en bronvermelding

U mag dit template vrij gebruiken, aanpassen en delen, ook binnen uw organisatie, op voorwaarde dat de vermelding 'Bron: Praxikon' met de link naar dit template blijft staan.

Zo verwijst u naar dit template: Bron: Praxikon, AI-gebruiksbeleid voor medewerkers: gratis template (Word), versie 2.0, stand 6 oktober 2026, https://www.praxikon.com/nl/templates/acceptable-ai-use-policy

Dit template is een hulpmiddel en geen juridisch advies voor uw situatie. Het geeft de stand van de wet weer per 6 oktober 2026. Wetgeving, richtsnoeren en toezichtspraktijk kunnen daarna veranderen. Het gebruik van dit template is geen garantie op naleving: de toepassing in uw organisatie blijft uw eigen verantwoordelijkheid.

Praxikon is een handelsnaam van Embed AI · KvK 90283597