Gratis template · Word en Excel · Nederlands en Engels
AI-geletterdheid template: artikel 4-bewijsdossier met beleid en opleidingsplan (Word)
Een artikel 4-bewijsdossier laat zien welke maatregelen een organisatie neemt om de AI-geletterdheid van haar personeel en ingehuurde krachten te ondersteunen: voor wie, waarom en wanneer. Artikel 4 van de AI-verordening geldt voor aanbieders en gebruiksverantwoordelijken en is sinds 27 juli 2026 een maatregelenplicht; een bepaald niveau per persoon hoeft niet te worden gewaarborgd.
- Laatst gecontroleerd tegen de wet
- Redactie
- Zahed Ashkara, jurist privacy en AI
- Versie en template-ID
- 2.0 ·
praxikon:template:article-4-evidence-dossier-checklist, praxikon:template:artikel-4-register - Rechtsgrond
- Art. 4 Verordening (EU) 2024/1689, zoals gewijzigd bij Verordening (EU) 2026/1744; Verordening (EU) 2016/679 (AVG)
Voor wie is dit template?
- Directie of bestuurStelt het beleid vast en stelt middelen beschikbaar, voor de organisatie als aanbieder of gebruiksverantwoordelijke (artikel 4 AI-verordening)
- HR of L&D, als eigenaar AI-geletterdheidDeelt rolgroepen in, plant de maatregelen en houdt het dossier bij (artikel 4 AI-verordening)
- Eigenaar van een hoog-risicosysteemWijst als gebruiksverantwoordelijke medewerkers met menselijk toezicht aan en bereidt hen voor, vanaf 2 december 2027 voor bijlage III (artikel 26 lid 2)
- FG of privacyfunctionarisAdviseert over de deelnameregistratie, die de organisatie als verwerkingsverantwoordelijke uitvoert (artikelen 5, 6, 13 en 39 lid 1 onder b AVG)
- OndernemingsraadHeeft instemmingsrecht bij een regeling over personeelsopleiding en bij voorzieningen die prestaties kunnen volgen (artikel 27 lid 1 onder f en l WOR)
Wat staat erin
Artikel 4-bewijsdossier (Word)
Een artikel 4-bewijsdossier laat zien welke maatregelen een organisatie neemt om de AI-geletterdheid van haar personeel en ingehuurde krachten te ondersteunen: voor wie, waarom en wanneer. Artikel 4 van de AI-verordening geldt voor aanbieders en gebruiksverantwoordelijken en is sinds 27 juli 2026 een maatregelenplicht; een bepaald niveau per persoon hoeft niet te worden gewaarborgd.
- Hoofdstuk 1: wat artikel 4 sinds 27 juli 2026 vraagt en wat niet, met toezicht en de samenloop met artikel 5, artikel 26 lid 2, artikel 50 en de AVG
- Hoofdstuk 2: modelbepalingen voor het beleid AI-geletterdheid, een taakverdeling en een vaststellingsblok voor FG en ondernemingsraad
- Hoofdstuk 3: risicoprofiel per toepassing, een beslisbox voor drie niveaus, maatregelen voor twaalf rolgroepen en een uitgewerkt fictief voorbeeld
- Hoofdstuk 4: opleidingsplan met acht modules, een planning en vaste momenten om bij te werken (2 december 2026 en 2 december 2027)
- Hoofdstuk 5: inhoud van het bewijsdossier, deelnameregistratie, een checklist met veertien punten, een kwartaalrapportage en antwoorden voor een toezichthouder
- Hoofdstuk 6: registratie en de AVG, met doel, grondslag, bewaartermijnen en een modeltekst voor de privacyverklaring voor medewerkers
- Bijlage A: zelftest voor niveau 1 met acht stellingen en uitleg, zonder slagingsnorm
Artikel 4-register (Excel)
Een artikel 4-register is een overzicht van de maatregelen die een organisatie per rol neemt om de AI-geletterdheid van haar personeel en ingehuurde krachten te ondersteunen, met datum, bereik en de vindplaats van het bewijs. De AI-verordening schrijft geen vorm voor; zo'n register maakt aannemelijk dat de maatregelen passen bij kennis, context en de mensen op wie AI wordt toegepast.
- Over dit template: zeven stappen om het werkboek in te vullen, velden voor organisatie, eigenaar en herziening, en de vaste bron- en gebruiksregels
- Dashboard: achttien tellingen die zichzelf uitrekenen, met rode signalen (rol zonder maatregel, bewijs zonder vindplaats, onbekend Rol-ID), aandachtspunten (menselijk toezicht, achterstallige herziening, bewaartermijn) en de uitkomst van de zelftest per doelgroep
- Maatregelen per rol: één regel per rol met de factoren uit artikel 4 (kennis en ervaring, context, de mensen op wie AI wordt toegepast), uw rol per systeem, niveau 1 tot 3, maatregelen, herhaling en een berekend signaal; zes fictieve voorbeeldrollen
- Bewijslog: één regel per uitgevoerde maatregel met datum, Rol-ID, bedoeld en bereikt aantal, soort bewijs, vindplaats, persoonsgegevens en bewaardatum; zeven fictieve voorbeelden
- Zelftest: 24 meerkeuzevragen in zes doelgroepen (iedereen, communicatie en klantcontact, HR, werken met hoog-risico-AI, IT en inkoop, bestuur), met direct resultaat en uitleg; een leermiddel zonder slagingsnorm
- Artikel 4: de letterlijke tekst van artikel 4 lid 1 en artikel 3, punt 56, wat wel en niet verplicht is, toezicht, de samenloop met artikel 26, artikel 50 en de AVG, en het niveauschema van het bewijsdossier
- Antwoordsleutel: per vraag het juiste antwoord, de uitleg en het artikel van de AI-verordening of de AVG waarop het rust
Zo gebruikt u het template
- Breng in kaart welke AI uw organisatie gebruikt of maakt, en stel per toepassing vast of u aanbieder of gebruiksverantwoordelijke bent.
- Geef elke toepassing een risicoprofiel en deel rolgroepen in met de beslisbox van hoofdstuk 3.
- Vul het beleid van hoofdstuk 2 in, schrap wat niet past en leg het voor aan de FG en, waar nodig, de ondernemingsraad.
- Plan de modules met hoofdstuk 4 en richt de deelnameregistratie in volgens hoofdstuk 6, met alleen de velden van 5.2.
- Houd het dossier bij met de checklist en de kwartaalrapportage van hoofdstuk 5, en werk het bij na een nieuwe tool, een incident of een wetswijziging.
Veelgemaakte fouten
- Een certificaat, toets of slagingsnorm eisen alsof artikel 4 dat voorschrijft. De plicht vraagt maatregelen van de organisatie, geen bepaald niveau per persoon.
- Eén standaardcursus voor iedereen. Artikel 4 vraagt rekening te houden met kennis, context en de mensen op wie AI wordt gebruikt; wie menselijk toezicht houdt, heeft meer nodig.
- Toetsscores per persoon bewaren en gebruiken in het beoordelingsgesprek. Dat botst met doelbinding (artikel 5 lid 1 onder b AVG) en vraagt mogelijk instemming van de ondernemingsraad.
- Uitzendkrachten, ingehuurde krachten en medewerkers van leveranciers vergeten die namens de organisatie met AI werken.
- Het dossier één keer vullen en niet bijwerken na een nieuwe tool, een nieuwe AI-functie in bestaande software of een incident.
Wanneer heeft u een jurist nodig?
- AI helpt beslissen over mensen. Bijvoorbeeld bij werving of kredietwaardigheid. Als gebruiksverantwoordelijke van hoog-risico-AI draagt u vanaf 2 december 2027 het menselijk toezicht op aan medewerkers met de nodige bekwaamheid, opleiding en autoriteit, en geeft u hun de nodige ondersteuning (artikel 26 lid 2); de AVG beperkt volledig geautomatiseerde besluiten (artikel 22 AVG).
- U wilt leergegevens voor meer gebruiken dan het dossier. Bijvoorbeeld toetsscores in het beoordelingsgesprek of voortgangsdashboards per medewerker. Als verwerkingsverantwoordelijke toetst u dan doelbinding (artikel 5 lid 1 onder b AVG) en de DPIA-plicht; de OR heeft mogelijk instemmingsrecht (artikel 27 lid 1 onder g en l WOR).
- Er is een incident of een vraag van een toezichthouder. Een AI-fout raakte klanten of medewerkers, of een toezichthouder vraagt naar uw maatregelen. Als gebruiksverantwoordelijke van hoog-risico-AI meldt u een ernstig incident eerst aan de aanbieder (artikel 26 lid 5) en werkt u samen met de bevoegde autoriteiten (artikel 26 lid 12); raakt het persoonsgegevens, dan geldt als verwerkingsverantwoordelijke de meldtermijn van 72 uur (artikel 33 AVG). Wat u meldt en wat u over uw maatregelen laat zien, moet dan op elkaar aansluiten.
Veelgestelde vragen
Is artikel 4 vervallen door de Digital Omnibus?
Nee. Artikel 4 geldt sinds 2 februari 2025. Sinds 27 juli 2026 luidt het, na de wijziging door Verordening (EU) 2026/1744: aanbieders en gebruiksverantwoordelijken nemen maatregelen om de ontwikkeling van AI-geletterdheid van hun personeel en van anderen die namens hen AI gebruiken te ondersteunen. Wat verdween, is de verwachting dat zij per persoon een bepaald niveau waarborgen.
Moet elke medewerker een AI-cursus of certificaat halen?
Nee. De verordening schrijft geen cursusformat, minimumaantal uren, toets of certificaat voor. De organisatie kiest zelf de maatregelen, zoals instructie, werkinstructies en een vraagbaak, passend bij rol en risico. Een cursus kan een van die maatregelen zijn.
Welke boete staat er op artikel 4?
Artikel 99 noemt voor artikel 4 geen eigen boetemaximum. De lidstaten stellen de regels voor sancties en andere handhavingsmaatregelen vast (artikel 99 lid 1). Nederland had op 6 oktober 2026 de markttoezichthouders voor de AI-verordening nog niet aangewezen en de uitvoeringswet nog niet vastgesteld. Een toezichthouder kan na een incident wel vragen welke maatregelen u nam.
Mogen wij deelname per medewerker registreren?
Ja, beperkt. Als verwerkingsverantwoordelijke legt u alleen vast wie welke maatregel volgde, wanneer en welke versie, op grond van gerechtvaardigd belang of de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (artikel 6 lid 1 onder f of b AVG). Een overheidsorganisatie kan bij de uitvoering van haar taken geen beroep doen op gerechtvaardigd belang. Bewaar geen toetsscores per persoon en informeer medewerkers (artikel 13 AVG).
Wat is het verband met menselijk toezicht bij hoog-risico-AI?
Daar is opleiding wel een concrete eis. De gebruiksverantwoordelijke draagt het menselijk toezicht op aan personen met de nodige bekwaamheid, opleiding en autoriteit, en geeft hun de nodige ondersteuning (artikel 26 lid 2). Dat geldt vanaf 2 december 2027 voor hoog-risico-AI uit bijlage III en vanaf 2 augustus 2028 voor bijlage I.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?
Meestal wel. Een regeling op het gebied van de personeelsopleiding vraagt instemming (artikel 27 lid 1 onder f WOR), net als een regeling over personeelsgegevens (onder k) en een leerplatform waarmee prestaties kunnen worden gevolgd (onder l). Instemming is niet nodig voor zover de cao het onderwerp al inhoudelijk regelt.
Moeten wij AI-geletterdheid per medewerker registreren?
Nee. Artikel 4 schrijft geen vorm van bewijs voor en vraagt sinds 27 juli 2026 geen bepaald niveau per persoon. Een overzicht van maatregelen per rol, met datum, bereik en vindplaats, maakt aannemelijk dat u passende maatregelen neemt. Registreert u toch per persoon, dan verwerkt u persoonsgegevens van medewerkers en heeft u een grondslag en een bewaartermijn nodig (artikelen 5 en 6 AVG).
Is de zelftest een examen?
Nee. De zelftest is een leermiddel zonder slagingsnorm. De verordening schrijft geen toets of certificaat voor. Gebruik de uitkomst per rol, zonder namen, om de maatregelen bij te stellen en maak toegang tot werk niet afhankelijk van een score.
Wie hoort er in het register?
Iedereen die namens uw organisatie met AI werkt: eigen personeel, maar ook uitzendkrachten, ingehuurde krachten en externe partijen die AI-systemen namens u bedienen of gebruiken (artikel 4). Het geldt voor alle AI-systemen binnen de reikwijdte van de verordening, niet alleen voor hoog-risicosystemen.
Hoe verhoudt dit register zich tot het artikel 4-bewijsdossier?
Het register is het Excel-deel van het bewijsdossier en staat op dezelfde pagina. Het Word-dossier legt beleid, rolgroepen en niveaus vast; het register houdt per rol de maatregelen en het bewijs bij. Beide gebruiken hetzelfde niveauschema van 1 tot 3.
Wat verandert er op 2 december 2027?
Dan gaan de plichten voor hoog-risicosystemen uit bijlage III gelden, voor bijlage I is dat 2 augustus 2028. De gebruiksverantwoordelijke draagt het menselijk toezicht op aan mensen met de nodige bekwaamheid, opleiding en autoriteit, en geeft hun de nodige ondersteuning (artikel 26 lid 2). Voor systemen die al eerder in gebruik waren, geldt artikel 111 lid 2.
Gebruik en bronvermelding
U mag dit template vrij gebruiken, aanpassen en delen, ook binnen uw organisatie, op voorwaarde dat de vermelding 'Bron: Praxikon' met de link naar dit template blijft staan.
Zo verwijst u naar dit template: Bron: Praxikon, AI-geletterdheid template: artikel 4-bewijsdossier met beleid en opleidingsplan (Word), versie 2.0, stand 6 oktober 2026, https://www.praxikon.com/nl/templates/article-4-evidence-dossier-checklist
Dit template is een hulpmiddel en geen juridisch advies voor uw situatie. Het geeft de stand van de wet weer per 6 oktober 2026. Wetgeving, richtsnoeren en toezichtspraktijk kunnen daarna veranderen. Het gebruik van dit template is geen garantie op naleving: de toepassing in uw organisatie blijft uw eigen verantwoordelijkheid.
Praxikon is een handelsnaam van Embed AI · KvK 90283597